Para el ingreso a los procesos o programas de formaciónn es preciso tener en cuenta que el aspirante, tendrá que surtir las siguientes etapas:
Registro, inscripción, selección (cuando aplique) y matricula.
1. La oferta de formación se divulga por los medios que dispone la entidad en el territorio nacional. La finalidad de esta actividad es la de brindar información oportuna y de calidad a todos los aspirantes a la formación profesional del SENA.
2. La edad mínima de los aspirantes, para ingreso a los programas de formación profesional integral será de (14) catorce años.
3. Para el ingreso a los programas de formación profesional integral del nivel técnico, operario y auxiliar, no se exigirá títulos académicos.
Los aspirantes de los programas de formación tecnológica deberán cumplir con los siguientes requisitos: título de bachiller y certificación de la prueba ICFES (Saber 11) o la que exija el Ministerio de Educación Nacional.
Etapa de registro
El registro es el procedimiento mediante el cual el usuario ingresa la relación de sus datos personales y de contacto en el sistema de gestión académica administrativa bajo su responsabilidad y acepta las políticas de seguridad, confidencialidad y tratamiento de datos personales, para lo cual debe tener presente:
1. El registro es único, personal e intransferible y el usuario que lo realiza debe asegurarse que la información que registra corresponda a sus nombres, apellidos, tipo y número de identificación tal y como aparece en el documento de identificación, y una vez finalizado el egistro, el usuario recibe la confirmación del registro exitoso al correo electrónico suministrado como dato de contacto.
2. El registro debe realizarse con el documento de identificación vigente expedido por autoridad colombiana competente.
3. La actualización de los datos es de exclusiva responsabilidad del usuario. Cuando el usuario cambie algún dato básico de su registro, se compromete a actualizarlo modificando los datos correspondientes, tales como: tipo de documento, número de documento, cambio de nombres o apellidos (debidamente protocolizado), datos de contacto, historial académico o historial laboral.
Etapa de inscripción
La inscripción es el acto mediante el cual una persona previamente registrada diligencia en el sistema de gestión académica administrativa el formato de inscripción y elige el programa de formación de su preferencia.
Las actividades y requisitos para la inscripción a un programa de formación en el SENA son:
1. El aspirante puede participar de las charlas informativas para conocer la información sobre los programas: requisitos, contenidos y competencias por adquirir o demostrar, horarios, lugar donde se realizará la formación; así como las características y modalidad del programa, número de registro calificado cuando aplique, duración y requisitos para la certificación.
2. El aspirante debe contar con usuario y contraseña en el sistema de gestión académica administrativa del SENA o registrarse en este en el evento de que no lo haya hecho.
3. Si el aspirante es menor de edad, de conformidad con la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la madre, el padre, el representante legal o tutor debe autorizar o dar el consentimiento para el tratamiento de datos personales, en el formato establecido por el SENA el cual debe ser entregado con su respectiva firma y adicionalmente presentar el respectivo documento que lo acredite como tal.
4. El aspirante debe consultar periódicamente en el sistema de gestión académica administrativa la información de la inscripción y su estado.
El aspirante debe diligenciar el formulario de inscripción en el sistema de gestión académica administrativa.
Restricciones para la inscripción
El aspirante a la formación profesional del SENA, en las modalidades presencial, virtual, a distancia, no podrá inscribirse en programas de formación laboral o tecnológica si se encuentra en uno de los siguientes estados:
1. Si al momento de la inscripción tiene otra inscripción vigente en un programa de formación laboral o tecnológica.
2. Si ha sido citado para presentar las pruebas de selección.
3. Si presentó pruebas de selección y fue seleccionado.
4. Si se encuentra seleccionado y fue convocado a asentar matrícula.
Etapa de selección
La selección es la actividad del ingreso mediante la cual se verifican conocimientos, aptitudes, actitudes y demás requisitos a los aspirantes de acuerdo con lo establecido en el perfil de ingreso esperado para cada programa. Esta actividad permite elegir, mediante la aplicación de pruebas fase 1 (online), fase II o pruebas offline (fuera de línea), a los aspirantes con el fin de establecer las competencias mínimas para su ingreso en el programa de formación.
El SENA realiza la selección de los aspirantes mediante la presentación de dos pruebas: la primera identificada como prueba de competencias por la web (fase I); y la segunda, identificada como prueba controlada o taller (fase 11), la cual es discrecional en su aplicación por parte del Centro de Formación.
La participación del aspirante en las pruebas de selección supone el consentimiento de la prueba, su autorización para las citaciones o notificaciones y la cesión al SENA de los datos procedentes del Centro de Formación, en los términos establecidos en la legislación sobre protección de datos. Es un deber intransferible del aspirante inscrito la realización de la prueba de manera personal.
Las pruebas de selección son de uso exclusivo y dominio institucional y se prohíbe a los aspirantes su copia parcial o total y reproducción en cualquier medio, so pena de ser sancionados o excluidos de la etapa de ingreso.
El aspirante que haya sido admitido deberá adelantar en forma oportuna todos los procedimientos previstos para cum
Etapa de matrícula
La matrícula es la formalización del ingreso del aspirante admitido mediante su asentamiento y legalización en el sistema de gestión académica administrativa, previo el cumplimiento de los requisitos de ingreso establecidos para el programa de formación y el diligenciamiento y firma del compromiso del aprendiz.
Con la matrícula, el aspirante adquiere o renueva su calidad de aprendiz, asume el compromiso de cumplir con los requisitos, acepta el reglamento del aprendiz y el deber de conocerlo y aplicarlo, y todos los demás deberes establecidos en este.
En la gestión de la matrícula, el SENA no guarda ni reserva cupos a ningún tipo de población. Ninguna persona podrá asistir o participar en la ejecución de un programa sin haber formalizado la matrícula El Centro de Formación no permitirá la asistencia del aspirante que no haya formalizado la matrícula, cuando esta situación sea por causas atribuibles al aspirante.
Certificación
Certificación
La certificación es el procedimiento mediante el cual, la entidad hace el reconocimiento formal de los resultados, aprobados por el aprendiz durante su proceso formativo, para tal fin se seguirán las siguientes reglas:
1. El aprendiz es el responsable de verificar en el sistema de gestión académica y administrativa que cuenta con los datos básicos y de contacto actualizados y que se encuentre matriculado en el programa al cual se inscribió. Esta verificación es obligatoria y de ella dependerá la entrega conforme del respectivo documento académico.
2. El aprendiz de formación laboral o tecnológica debe cumplir con los siguientes requisitos para certificarse, en concordancia con la normatividad institucional vigente.
a) Encontrarse en estado "por certificar" en el sistema de gestión académico administrativa.
b) Para los aprendices de formación tecnológica, evidencia de presentación de las pruebas establecidas para este nivel de formación por el Ministerio de Educación Nacional
c) Estar registrado en la Agencia Pública de Empleo del SENA, a excepción de los aprendices de formación complementaria.
Expedición de documentos académicos
Los documentos académicos son expedidos por el Centro de Formación sin ningún costo para el aprendiz. Los títulos, actas de grado, constancias y certificados de aprobación obtenidos a partir del año 2010 en un programa de formación laboral o tecnológica, se podrán descargar en formato digital directamente del portal web de certificación de la entidad; las constancias definidas por el SENA podrán ser descargadas por el aprendiz directamente del sistema de gestión académica administrativa utilizando su usuario y contraseña.
Validación de documentos académicos SENA
La validación de documentos académicos del SENA, para trámites de apostilla o legalización, consiste en la solicitud que hace el aprendiz ante el Centro de Formación del SENA donde le fueron expedidos sus certificados académicos y se puede realizar de la siguiente manera:
1. Para el caso de los documentos expedidos físicamente antes del año 2000, son validados en el Centro de Formación donde fueron expedidos y llevarán la firma autógrafa del Subdirector, nombre completo, cargo, nombre del Centro y Regional y fecha de validación. El trámite de apostilla se realiza ante la Cancillería de Colombia.
2. Para el caso de los documentos expedidos entre el 2000 y hasta el 15 de septiembre de 2020, el Centro de Formación reexpide digitalmente estos documentos académicos y se continua el trámite de apostilla ante la Cancillería de Colombia.